保险单据，是保险人与被保险人之间订立保险合同的证明文件，它反映了保险人与被保险人之间的权利和义务关系，也是保险人的承保证明。当发生保险责任范围内的损失时，它也是保险索赔和理赔的主要依据。
保险单(insurance policy) ，也称“大保单”。保险单上一般须载明：当事人的名称和地址；保险标的的名称、数量或重量、唛头；运输工具；保险险别；保险责任起讫时间和地点及保险期限；保险币别和金额；保险费；出立保险单的日期和地点；保险人签章；赔款偿付地点；以及保险人与被保险人双方约定的其他事项等内容。
预约保单(open policy) ，也称“预约保险合同”(open cover) ，它是被保险人（一般是进口人）与保险人之间订立的总合同。主要适用于进口货物的保险。凡是属于预约保单规定范围内的进口货物，一经起运，保险公司即自动按预约保单所订立的条件承保。被保险人在获悉每批货物装运时，应及时把“装运通知书”（包括货物名称、数量、保险金额、船名或其他运输工具名称、航程起讫地点、开航或起运日期等内容）送交保险公司，并按约定办法缴纳保险费，即完成了投保手续。事先订立预保合同，可以防止因漏保或迟保而造成的损失。
批单(endorsement)，保险单出立后，投保人如果需要补充或变更内容，可根据保险公司的规定，向保险公司提出申请，经同意后另出一种凭证，注明更改或补充的内容，这种凭证称为“批单”。保险单一经批改，保险公司即按批改后的内容承担责任。批改内容如果涉及保险金额增加和保险责任范围扩大，保险公司只有在证实货物没有发生出险事故的情况下才同意办理。批单原则上须粘贴在保险单上，并加盖骑缝章。
在CIF或CIP条件下，保险单据的形式和内容，必须符合买卖双方约定的要求，特别是在信用证支付条件下，必须符合信用证的有关规定。保险单据的出单日期，不得迟于运输单据所列货物装船或发运或承运人接受监管的日期。因此，办理投保手续的日期，也不得迟于货物装运日期。
进出口货物在保险责任有效期内，发生属于保险责任范围内的损失，被保险人按照保险单的有关规定，向保险公司提出赔偿请求，称为“保险索赔”。被保险人应做好下列工作：
1.损失通知。当被保险人获悉或发现被保险货物已遭损失，应立即通知保险公司或保险单上所载明的保险公司在当地的检验、理赔代理人，并申请检验。保险公司或指定的检验、理赔代理人接到损失通知后，应检验损失、提出施救意见、核实损失原因、确定保险责任、签发检验报告等。
2.向承运人等有关方面提出索赔。被保险人或其代理人在提货时，发现被保险货物整件短少，或者有明显残损痕迹，除了向保险公司报损外，还应立即承运人或海关、港务局等索取“损差证明”。如果货物涉及承运人、码头、装卸公司等方面责任的，还应及时以书面形式向有关责任方提出索赔，并保留追偿权利，有时还要申请延长索赔时效。
3.采取合理的施救、整理措施。因抢救、阻止或减少货损而支付的必要合理的费用，可由保险公司负责，但以不超过该批被救货物的保险金额为限。
4.备妥索赔单证。提出索赔时，除了提供检验报告外，还需要提供其他单证，包括：保险单或保险凭证正本；运输单据，包括海运提单、海运单、铁路或公路运单、航空运单、邮包收据、多式联运票据等；发票；装箱单或重量单；向承运人等第三方责任方请求赔偿的函电及其他必要的单证文件；货损货差证明；海事报告(sea protest)摘录或海事声明书；列明索赔金额及计算依据，以及有关费用的项目和用途的索赔清单。
对于易碎或易短量货物的索赔，应了解是否有免赔的规定，即“不论损失程度”(irrespective of percentage, I.O.P.)均予赔偿；或者规定免赔率。如果损失额没有超过免赔率，则保险公司不予赔偿；超过免赔率，要扣除免赔率，只赔超过部分。我国保险公司现行的是绝对免赔率(deductible)，但现行的英国伦敦《协会货物条款》则没有免赔率的规定。
5.代位追偿。在保险业务中，为了防止被保险人双重获益，保险人在履行全损或部分损失赔偿后，在其赔付金额内，要求被保险人转让其向第三者责任方的提出索赔的权利。这种权利称为代位追偿权(right of subrogation) 。即：被保险人在获得保险公司的赔偿时，签署一份权利转让书，保险公司凭此向第三者责任方进行追偿。